The Terms of Reference of the Latin American Regional Committee describe the structure of the committee and its operating procedures, as well as outlining its aims and objectives.

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LATIN AMERICAN REGIONAL COMMITTEE – TERMS OF REFERENCE

1 Introduction

1.1 These terms of reference should be read and understood in conjunction with the Constitution and By-Laws of the International Bureau for Epilepsy (IBE), which takes precedence in all matters.

1.2 The IBE is governed by its members through a General Assembly and an International Executive Committee. These terms of reference for the Latin American Regional Committee are set and approved by the International Executive Committee.

1.3 The Latin American Regional Committee is a Committee of the IBE established under Article XVII of the Constitution and under Bye-Law IV.

1.4 The Latin American Regional Committee will work within the general policy and strategic framework set by the IBE and within these terms of reference will report to and be accountable to the International Executive Committee.

1.5 Meetings of the Latin American Regional Committee will be convened as specified within these terms of reference. The Latin American Regional Committee and its Regional Executive Committee can otherwise conduct its business by email, telephone, etc… including balloting voting members by email and/or post.

1.6 The Latin American Regional Committee cannot commit the IBE to any new programme expenditure or impose significant additional administrative costs without the prior approval of the International Executive Committee.

1.7 The Latin American Regional Committee shall submit an annual budget and plan of activities each year for the approval of the International Executive Committee.

1.8 The Latin American Regional Committee may establish sub-groups where this is set within an agreed plan of activities.

1.9 The Latin American Regional Committee may raise funds from within its region for its activities, where this is specified within an agreed budget, in addition to those funds allocated by the IBE within its annual revenue budget.

2 Membership

2.1 The membership of the Latin American Regional Committee shall be all those IBE members located within the IBE geographical definition of the region.

2.2 Where regional affinity might be considered to be ambiguous, an IBE member can opt in or out of the region as long as each IBE member might only be allowed to be a member of one Regional Committee at any one time.

2.3 The President of IBE, The Secretary-General of IBE and the Treasurer of IBE shall each be an ex-officio non-voting member of the Latin American Regional Committee and its Regional Executive Committee.

2.4 Representatives of the members of the Latin American Regional Committee shall meet in person at least once every two years at a Regional General Assembly.

2.5 The quorum of meetings of the Latin American Regional Committee and the Regional Executive Committee and any other sub-groups shall be half the members, (excluding non-voting ex-officio members), present in person.

2.6 The voting rights of members of the Latin American Regional Committee are as specified for IBE Regional Committees within the Constitution and Bye-Laws of IBE.

2.7 The voting members of the Latin American Regional Committee shall elect a Vice-President (Latin America) to serve on the International Executive Committee in accordance with the Constitution and Bye-Laws of IBE.

3 Regional Executive Committee

3.1 The voting members of the Latin American Regional Committee shall elect a Regional Executive Committee in accordance with the Constitution and Bye-Laws of IBE.

3.2 The Regional Executive Committee shall facilitate and co-ordinate the activities and business of the Latin American Regional Committee.

3.3 The Regional Executive Committee shall consist of an elected Chair, an elected Vice-Chair, and an elected Secretary.

3.4 Additional elected positions on the Regional Executive Committee are possible with the prior approval of the International Executive Committee.

3.5 The term of office for any elected position on the Regional Executive Committee shall be four years. No one may serve more than two full or partial consecutive terms.

3.6 The Vice-President (Latin America), elected to serve on the International Executive Committee, shall be an ex-officio member with full voting rights of the Regional Executive Committee.

3.7 The Regional Executive Committee shall meet in person at least once every year.

3.8 The Regional Executive Committee shall report to and be accountable to the Full Members of the Latin America Regional Committee and to the IBE International Committee.

4 Aims of the Latin American Regional Committee

4.1 To provide a forum for IBE members within a defined geographical region.

4.2 To pursue and co-ordinate at a regional level the implementation of the policies and plans of IBE.

4.3 To identify regional issues of relevance and significance to members and to develop plans and policies to address these.

4.4 To consider issues which fall within the scope of 4.1,4.2 and 4.3 above which are either referred to the Latin American Regional Committee by the International Executive Committee or the which the Latin American Regional Committee itself concludes are appropriate topics for its consideration and to report its deliberations and recommendations to the International Executive Committee.

5 Objectives of the Latin American Regional Committee

The Latin American Regional Committee will:-

5.1 Liaise with the Global Campaign Against Epilepsy, IBE’s other Regional Committees and other IBE and ILAE Commissions, Task Forces and special initiatives on issues of common interest.

5.2 Seek to encourage the development of new Full and Associate members in the region in countries where no Full or Associate members currently exist.

5.3 Support existing members within the region by providing a forum for the exchange of information, expertise and experience.

5.4 Organise meetings, seminars and workshops on a regional basis in line with 5.2 and 5.3 above.

5.5 Provide a regional representative voice for IBE members within IBE and externally to other regional bodies like regional governments.

COMITÉ REGIONAL LATINOAMERICANO-TERMINOS DE REFERENCIA

1. INTRODUCCION

1.1 Estos términos de referencia se deben leer y entender onjuntamente con la Constitución y los Estatutos del Buró
Internacional de la Epilepsia (IBE), que toman precedencia en todas las materias.

1.2 El IBE es administrado por sus miembros a través de una Asamblea General y de un Comité Ejecutivo Internacional. Estos términos de referencia para el Comité Regional Latinoamericano son fijados y aprobados por el Comité Ejecutivo Internacional.

1.3 El Comité Regional Latinoamericano es un comité del IBE establecido bajo el artículo XVII de la Constitución y bajo el Estatuto IV.

1.4 El Comité Regional Latinoamericano trabajará dentro de la política general y del marco estratégico fijados por el IBE y dentro
de estos términos de referencia, y divulgará y será responsable ante el Comité Ejecutivo Internacional.

1.5 Las reuniones del Comité Regional Latinoamericano serán convocadas según lo especificado dentro de estos términos de
referencia. El Comité Regional Latinoamericano y su Comité Ejecutivo Regional también pueden llevar sus asuntos vía e-mail, teléfono, etc. incluyendo el conteo de votos de los miembros por e-mail y/o correo.

1.6 El Comité Regional Latinoamericano no puede comprometer al Buró a ningún gasto nuevo del programa o imponer costes administrativos adicionales significativos sin la aprobación previa del Comité Ejecutivo Internacional.

1.7 El Comité Regional Latinoamericano someterá a consideración cada año un presupuesto anual y un plan de actividades para la aprobación del Comité Ejecutivo Internacional.

1.8 El Comité Regional Latinoamericano puede constituir subgrupos donde esto sea establecido dentro de un plan convenido de actividades.

1.9 El Comité Regional Latinoamericano puede recolectar fondos dentro de su región para sus actividades, especificado dentro de un presupuesto convenido, además de los fondos asignados a él por el IBE dentro de su presupuesto anual de rédito.

2. MEMBRESIA

2.1 La calidad de miembro del Comité Regional Latinoamericano serán todos esos miembros del IBE situados dentro de la definición geográfica del IBE de la región.

2.2 Donde la afinidad regional pueda considerarse ambigua, un miembro del IBE puede optar por estar dentro o fuera de la región, siempre y cuando a cada miembro del IBE solo se le permita ser miembro de un Comité Regional a la vez.

2.3 El Presidente del IBE, el Secretario General del IBE y el Tesorero de IBE serán cada uno un miembro no electoral de oficio del Comité Regional Latinoamericano y de su Comité Ejecutivo Regional.

2.4 Los representantes de los miembros del Comité Regional Latinoamericano se reunirán en persona por lo menos una vez cada dos años en una Asamblea General Regional.

2.5 El quórum de las reuniones del Comité Regional Latinoamericano y del Comité Ejecutivo Regional y de cualquier otro subgrupo será la mitad de los miembros, (excepto miembros de oficio no electorales), presentes en persona.

2.6 Los derechos para votar de los miembros del Comité Regional Latinoamericano son los que están especificados por los Comités Regionales del IBE dentro de la Constitución y de los Estatutos del IBE.

2.7 Los miembros con derecho a voto del Comité Regional Latinoamericano elegirán a un Vicepresidente (América Latina) para desempeñar servicios en el Comité Ejecutivo Internacional de acuerdo con la Constitución y los Estatutos del IBE.

3. COMITE EJECUTIVO REGIONAL

3.1 Los miembros con derecho a voto del Comité Regional Latinoamericano elegirán un Comité Ejecutivo Regional de acuerdo con la Constitución y los Estatutos del IBE.

3.2 El Comité Ejecutivo Regional facilitará y coordinará las actividades y los asuntos del Comité Regional Latinoamericano.

3.3 El Comité Ejecutivo Regional lo constituirá un Presidente elegido, un Vicepresidente elegido y un Secretario elegido.

3.4 Los puestos adicionales elegidos del Comité Ejecutivo Regional son posibles con la aprobación previa del Comité Ejecutivo Internacional.

3.5 El periodo de ocupación para cualquier posición electa del Comité Ejecutivo Regional será de cuatro años. Nadie puede servir más de dos periodos consecutivos parciales o completos.

3.6 El Vicepresidente (América Latina), elegido para servir en el Comité Ejecutivo Internacional, será un miembro de oficio con derecho a voto total del Comité Ejecutivo Regional.

3.7 El Comité Ejecutivo Regional se reunirá en persona por lo menos una vez al año.

3.8 El Comité Ejecutivo Regional informará y será responsable ante los Miembros Plenos del Comité Regional Latinoamericano y del Comité Ejecutivo Internacional del IBE.

4. OBJETIVOS DEL COMITE REGIONAL LATINOAMERICANO

4.1 Proporcionar un foro para los miembros del IBE dentro de una región geográfica definida.

4.2 Coordinar la puesta en práctica de las políticas y los planes del IBE a nivel regional.

4.3 Identificar asuntos regionales de relevancia e importancia para los miembros y desarrollar planes y políticas para tratar éstos.

4.4 Considerar los asuntos que caen dentro del área de acción de los puntos 4.1, 4.2 y 4.3, los cuales se refieren tanto al Comité Regional Latinoamericano a través del Comité Ejecutivo Internacional o a los que el Comité Regional Latinoamericano en sí mismo concluya que son asuntos apropiados para su consideración e informar de sus deliberaciones y ecomendaciones al Comité Ejecutivo Internacional.

5. OBJETIVOS DEL COMITE REGIONAL LATINOAMERICANO

El Comité Regional Latinoamericano:

5.1 Actuará en conjunto con la Campaña Global Contra la Epilepsia, otros Comités Regionales del IBE y otras Comisiones del IBE e ILAE, Grupos de Trabajo e iniciativas especiales en asuntos de interés común.

5.2 Alentará el desarrollo de nuevos Miembros Plenos y Asociados en la región y en los países en donde aún no existan
Miembros Plenos y Asociados.

5.3 Apoyará a los Miembros existentes dentro de la región proporcionando un foro para el intercambio de información, experticia y experiencia.

5.4 Organizará reuniones, seminarios y talleres sobre una base regional en concordancia con los puntos 5.2 y 5.3.

5.5 Proporcionará una voz representativa regional para los miembros del IBE dentro del IBE y externamente a otras entidades regionales tales como los gobiernos regionales.